Las organizaciones no son organismos vivos que se administren solos. Por el contrario, existe toda una serie de tareas administrativas que las personas deben llevar a cabo para mantenerla en ese estado. Estas tareas, indispensables para el buen funcionamiento de las mismas, consumen muchos recursos humanos. Algo que puede solucionarse mediante la automatización de procesos administrativos.
¿Qué es la automatización de procesos administrativos?
La automatización de los procesos administrativos, también conocida como automatización administrativa, consiste en la implementación de tecnologías digitales que se hagan cargo de parte o de la totalidad de esas tareas administrativas. En ese sentido, estas tecnologías liberan a los empleados de su realización.
En cierto sentido, la automatización de las funciones administrativas supone la coordinación de la gestión de procesos empresariales y la gestión de reglas comerciales mediante software especializado. Veamos qué procesos administrativos concretos pueden automatizarse para aumentar el rendimiento empresarial.
¿Qué procesos administrativos se pueden automatizar?
Como ya hemos apuntado antes, son muchas las tareas necesarias para mantener viva una organización. En esa lista encontramos la elaboración de informes periódicos de rendimiento, la recopilación de datos, la facturación, la elaboración de presupuestos, la selección de personal o la atención al cliente. Funciones clave que al mecanizarse liberan a los trabajadores y les dan la oportunidad de dedicarse a otras tareas.
Ejemplos de automatizaciones en empresas
¿Quieres más ejemplos de automatización en administración? Pues los softwares especializados también se pueden implementar en áreas como la gestión de mercancías, la administración de la oferta y la demanda o la confección del inventario. Además, también puede aplicarse en la gestión de las devoluciones de artículos y productos, en la gestión de cotizaciones o en la gestión de las órdenes de compra.
¿Cómo influye la automatización de las funciones administrativas?
Una de las principales ventajas de automatizar procesos empresariales ya la hemos apuntado antes: gracias a ella, los empleados quedan liberados de ciertas tareas mecánicas y repetitivas y pueden dedicar su tiempo y talento a tareas más sofisticadas y creativas que las tecnologías informáticas no pueden cubrir.
Por otro lado la automatización de las funciones administrativas también disminuye los costes, disminuye el número de errores humanos e incrementa la velocidad de ejecución de los procesos. Todo son ventajas. Solo tienes que instalar el software óptimo para tu organización. ¿Pero cómo hacerlo?
Pasos para automatizar los procesos administrativos de tu empresa
El primer paso para automatizar procesos empresariales es analizar el funcionamiento de la compañía y dar con todos los procesos administrativos que la conforman. Posteriormente, conviene hacer una evaluación a fondo de los recursos que consume cada uno de esos procesos. Debemos tener una imagen detallada.
Con esa información en las manos, debemos seleccionar los procesos administrativos que se automatizarán y seguidamente escoger el software más adecuado para ello. Ya solo quedará instalarlo, formar al equipo en la gestión del mismo y ponerse manos a la obra. El rendimiento de la organización amentará notablemente.
Qué tipos de organizaciones pueden implementar la automatización administrativa
Todas las organizaciones requieren procesos administrativos para sobrevivir y funcionar. Todas sin ninguna excepción. En ese sentido todas las empresas pueden implementar la automatización administrativa, pero la dimensión de la organización define en cierto sentido cuán necesaria y recomendable es.
En cualquier caso, no es la única prebunta importante que hacerse en relación a la automatización de tareas administrativas. Seleccionar entre la automatización fija, la automatización programable, la automatización flexible y la automatización integrada es otra decisión importante. Déjanos asesorarte