Digitalización de documentos y gestión documental

Entendemos por digitalización de documentos como el proceso de convertir un documento en formato físico en un formato digital. La digitalización de documentos no es un gasto sino una inversión que empiezas a recuperar desde el primer momento, además se puede medir, reduces gasto de todo tipo, administrativos, de búsqueda de documentos, de espacio, de calidad de servicio entre otros. Por nuestra experiencia, podemos asegurar que en el primer año ya está amortizada la inversión.

Software de gestión documental permite optimizar y agilizar todos los procesos de la empresa en un entorno 100% digital. Entre las gestiones más habituales se encuentran: la digitalización certificada de facturas para su posterior destrucción en papel, administración centralizada, ejecución de procesos en movilidad vía web o móvil, extracción y volcado de datos a otros aplicativos, firma biométrica, digitalización de documentos en general...

Ventajas de la digitalización de documentos

Reduce costes: Pasando tus documentos en formato papel al formato digital, e implementando una solución tecnológica de gestión documental reducirás considerablemente tus gastos en consumibles (papel, toners, electricidad,...).
Optimiza el espacio: Al reducir tus documentos en formato papel ganarás más espacio al librarte de archivadores y papeles que se van acumulando en los cajones y estanterías de tu oficina.
Seguridad: El papel se degrada y pierde. Con la digitalización de tus fondos documentales te aseguras de una correcta preservación de todos tus documentos y agilizas la búsqueda de documentación por medio de la gestión documental.
Comodidad: Puedes acceder desde cualquier sitio y a cualquier hora a tus archivos.
Control: Con la digitalización y la implantación de un programa de gestión documental se puede seguir la trazabilidad de los documentos, así como establecer el control de acceso a los mismos.
Productividad: Se simplifica la búsqueda de documentos, se optimiza el tiempo y mejora la calidad de vida en el trabajo.

¿Cómo podemos definir la Gestión documental?

Se podría definir como el conjunto de reglas que se aplican para administrar todo tipo de documentos, tanto aquellos que se originan internamente en la empresa como los que se reciben de empresas externas. Siguiendo una serie de normas básicas en la gestión de documentos, tenemos que asegurar lo siguiente:

Conservar aquellos documentos que son imprescindibles.
Detectar los documentos que sean prescindibles para proceder a su eliminación.
Recuperación de documentos.
Extracción de los datos que se necesiten.

¿Qué es un gestor documental?

Sabemos que a día de hoy hay muchas empresas que siguen administrando todos sus documentos y archivos como antaño, de manera manual, pero esto está cambiando debido al software de gestión documental.

Un software de gestión documental es un programa que ayuda a las empresas u organizaciones a administrar todos sus documentos y por lo tanto podemos realizar las siguientes acciones:

Archivar toda la documentación.
Organizarla al antojo de la empresa.
Buscar aquellos que nos interesen.
Guardarla en soporte digital.

Funcionalidades principales de la gestión documental

Desde un inicio hemos sido un gestor documental, y lo seguimos siendo, pero hemos evolucionado y la definición exacta que se le puede dar a nuestra solución es gestión de procesos, ya que abarca una enorme cantidad de procesos que podemos realizar:

Digitalización de facturas para su posterior destrucción en papel (homologado por la Agencia Tributaria).
Extracción de los datos de forma automática.
Creación de flujos de trabajo para la aprobación y archivado de documentos.
Firma digital respetando la RGPD.
Control de estados de las ventas.
Localización eficaz por tipo de documento, estado en el que se encuentra, n.º de expediente, etc.
Gestión de encuestas de satisfacción mediante formularios online.
Generación de expedientes de empleados.

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¿Qué se puede hacer con la gestión documental?

Colaboración en Workplaces

Sin sacar la documentación del entorno privado corporativo, permite evolucionar el puesto de trabajo manteniendo siempre la información bajo control. Solpheo Workplace Cloud permite crear Workplaces, para co-editar documentos y gestionar tus proyectos colaborativamente, asociando la documentación y compartiéndola con el equipo, estar siempre informado de lo que ocurre desde el muro y acceder siempre, desde donde quieras, a la última versión del documento.

Gestión de contenido empresarial

Permite crear la estructura organizativa de la empresa y cuenta con las últimas tecnologías de archivado y búsqueda y destaca por su sencillez de uso. Dispone de búsquedas ágiles y avanzadas en base a metadatos o a contenido y gestión de permisos totalmente granular.

Permite integrar toda la documentación del negocio, el entorno de cada usuario sincronizado (Drive), los entornos de trabajo de los equipos (Workplaces) y la gestión documental de la empresa (Docs), en una plataforma única, segura, controlada y auditable.

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Captura y automatización

Con la captura y automatización Solpheo permite ahorrar tiempo y dinero a las empresas, automatiza tareas y las integra con la gestión documental, eliminando cuellos de botella, frenos a la eficiencia y productividad, facilitando la digitalización y automatización de procesos mediante la captura, tratamiento y envío de la documentación. Usa la información que contienen tus documentos para indexar, clasificar, relacionar, archivar y distribuir documentos, así como para cargar datos en otros sistemas de información.

Gestión de procesos

Mejora, diseño y automatización de los procesos de negocio, permite la extracción automática de información, eliminando la intervención manual en procesos productivos o administrativos que requieran toma de decisión. Facilita las tareas de aprobación y la toma de decisión informada, agiliza el ritmo del negocio.

Desde Ofimec proponemos siempre un proceso de auditoría documental personalizado para cada organización, donde se establece una adecuada estrategia de gestión documental, en función de sus objetivos, funcionalidades y requisitos de integración.

El resultado es una propuesta para la implementación modular de una solución de software acomodada, bien definida, perfectamente alineada con sus necesidades.

Ofimec ofrece un servicio de asistencia en documentación que transmite el funcionamiento y las ventajas del sistema a las personas usuarias, destinatarias y protagonistas del cambio.