¿Por qué es importante la Transformación digital de las Pymes?
Se estima que para 2021 el 40% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 50% más rentables que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital.
Sin gestión documental no hay transformación digital.
Se estima que para 2021 el 40% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 50% más rentables que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital.
La digitalización no es un fenómeno que atañe únicamente a las empresas, la sociedad, también está viviendo su particular proceso de adaptación a los nuevos entornos digitales que evolucionan a un ritmo vertiginoso. Las compañías que no sigan los mismos plazos que el mercado, corren el riesgo de quedarse descolgadas y en muchos casos de desaparecer.
Un problema recurrente
Es curioso que cuando se habla de transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar.
La información es cada vez más importante y se encuentra, principalmente, en los documentos, en un 90% de las ocasiones. Cada vez generamos una mayor cantidad de datos, gestionar los documentos de la empresa de forma óptima garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada.
Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de estos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa.
Conociendo estas razones y para ayudarte en la implementación de la digitalización documental, hemos desarrollado un sistema de trabajo llave en mano para tu transformación documental, la Metodología CESA360º.
Pilar de Control
El control documental puede traer varios beneficios a tu empresa, su importancia radica en asegurar la eficiencia, desarrollo, confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la información. Es necesario alcanzar:
- Control de permisos de usuarios
- Centralización de gestión
- Definición de políticas de uso y procedimientos
- Control de costes
- Registro de actividad histórica
Pilar de Eficiencia
Muchas organizaciones de diferentes tamaños han logrado alcanzar una mayor eficiencia en los procesos internos de diferentes departamentos como la gestión de pedidos, facturas, postventa, etc. Para conseguir una gestión de los documentos más ágil y lograr los objetivos estratégicos de la empresa se requiere definir los procesos, depurarlos y disponer de sistemas adecuados que permitan:
- Automatización de tareas manuales repetitivas
- Reducción de tiempos de gestión y costes asociados
- Incrementar la satisfacción al cliente en tiempos de respuesta
- Entorno colaborativo centralizado entre usuarios
- Búsqueda inmediata y fácil de la documentación
- Entorno digital seguro en oficina y teletrabajo
Pilar de Seguridad
Uno de los puntos más críticos en cuanto a la gestión de la documentación es garantizar la custodia de manera eficaz por la importante información que contiene. El acceso seguro a estos datos resulta de vital importancia para el funcionamiento de cualquier empresa, logrando:
- Evitar accesos de agentes internos y externos no autorizados
- Back-up temporal y de histórico de cambios
- Cumplimiento de GDPR, ISO y otras normativas vigentes
Pilar de Ahorro
La tecnología es una gran aliada para recortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control. Como consecuencia de los anteriores pilares, se consigue un ahorro de hasta un 50% en material de oficina (papel, toner, fotocopias, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios, archivadores, etc.) optimizando los procesos de negocio a entornos digitales. Qué conseguimos:
- Reducción del 50% en los costos de fotocopiado e impresión
- Reducción de espacio físico y archivo documental
- Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda y archivo de documentos.
- Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes
360º
Método 360º
Nuestros pilares se trabajan bajo este paraguas, con un modelo evolutivo y de crecimiento.
Desde la Consultoría inicial identificamos las áreas de mejora de nuestros clientes, a través de la cual se planteará una ruta de transformación a trabajar de forma conjunta, nos involucramos en todas las fases de cada proyecto.
Gestion de la financiación, la mediación de ayudas y subvenciones para cada tipo de cliente si fuera necesario, formación interna para la gestión del cambio, acompañamiento durante todo el proceso.
¿Quieres dar el siguiente paso para la transformación digital de tu negocio?
Solicita ahora una consultoría de transformación gratuita con nosotros
Solicitar mi consultoría