A estas alturas de la vida queda claro que la transformación digital es inevitable. Las compañías no solo están obligadas a implementar tecnologías digitales en sus entornos para poder seguir compitiendo en los mercados en los que operan, sino que además deben pensar digitalmente para ello. Entre las tareas que pueden digitalizarse está el almacenamiento y la organización de las facturas, algo esencial para cualquier organización mínimamente compleja. En este artículo veremos cómo archivar facturas digitalmente.
Consejos para guardar las facturas digitales
Las facturas digitales ofrecen muchas ventajas respecto a las facturas físicas. Entre ellas, el hecho de que pueden almacenarse sin ocupar espacio físico, el hecho de que ahorrar recursos, el hecho de que son más fácilmente recuperables, el hecho de que no corren riesgos de destrucción o el hecho de que pueden clasificarse con mayor eficiencia. ¿Estás pensando en digitalizar tus facturas? En ese caso vamos a darte unas cuantas recomendaciones para realizar una gestión documental de las facturas de calidad.
Nombre fiscal reconocible
Esto es muy importante en todo tipo de facturas: que el nombre fiscal de tu empresa y el nombre fiscal de la empresa proveedora se halla fácilmente reconocible. Además, puedes utilizar el nombre fiscal del proveedor del servicio o del cliente al que tu compañía le emite una factura para realizar una organización de todas las facturas. Así los empleados podrán localizar y recuperar cada factura utilizando los filtros por nombre fiscal. Eso es mucho más cómodo que andar buscando entre todas las facturas existentes.
Ordenar de la A-Z
Una vez has decidido organizar la factura digital por nombre fiscal, ya tienes medio trabajo hecho. Ahora solo tienes que implementar un ordenamiento alfabético. Así podrás localizar facturas emitidas por o para otras empresas acudiendo a la letra concreta a partir de la cual comienza el nombre de las mismas. Al final, el quid de la digitalización de las facturas es sacarle rendimiento a las facilidades de organización que proporciona el universo digital. Puedes encontrar otros sistemas si lo prefieres. Pero este es efectivo.
Dividir por años o meses
Uno de esos sistemas alternativos, por ejemplo, es la clasificación temporal. Comienzas a almacenar la factura electrónica y a clasificarla según el momento en el que fue emitida. De esa manera, y en el momento en el que necesitas acceder a una en concreto, solo debes ir al mes en el que fue emitida y buscarla entre una cantidad mucho más pequeña de facturas. Incluso puedes unir ambos tipos de clasificaciones si el programa para guardar las facturas digitales y organizarlas lo permite. De ahí la importancia de elegir bien.
Programas para archivar facturas
¿Buscas un programa para archivar facturas que cumpla con tus necesidades de organización y de clasificación específicas? En el mercado existen muchas alternativas y, además, siempre se pueden diseñar programas a medida para las compañías que lo deseesn. En Ofimec, donde llevamos muchos años acompañando a las empresas en su camino hacia la transformación digital, podemos estudiar tu caso, ver qué necesidades concretas posee tu negocio en este asunto y proporcionarte el programa perfecto para ti. Los beneficios de digitalizar y explotar las facturas desde un ordenador para tu negocio son enormes. Descúbrelo. Pásate al lado bueno de las cosas.