Los documentos son una parte muy importante de las organizaciones. Y los colegios no son una excepción. A fin de cuentas, producen una gran cantidad de estos: las nóminas de los profesores y de otros empleados, los expedientes de los alumnos pasados y actuales, los resguardos del abono de las tasas, las facturas de los proveedores, los contratos de los seguros escolares o los pagos del material son solo algunos de ellos
En qué consiste la gestión de documentos en colegios
La gestión documental es el conjunto de procedimientos y normas que se implementan en un entorno para disponer de los documentos de la mejor manera posible. Eso abarca la selección, la custodia, la organización o el purgado. Procesos todos ellos que facilitan a su vez la recuperación de la información y el respeto a las normativas vigentes como la Ley Orgánica de Protección de Datos.
En el seno de las organizaciones educativas no es diferente. En última instancia, los procedimientos claves a implementar son los mismos, pero sobre ciertos tipos de documentos concretos, algunos de los cuales ya se han mencionado en el apartado anterior. En cualquier caso el concepto de gestión documental en colegios alude hoy a una forma tecnológicamente avanzada de proceder con todo esto.
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Método para organizar un archivo escolar
En concreto, a la implantación en los centros educativos de un software dedicado a la gestión documental. Y es que el mundo físico ya no resulta prioritario en este aspecto. Las ventajas de digitalizar la documentación y administrarla desde dispositivos electrónicos van desde el ahorro del espacio al avance en la recuperación informativa y pasando por el ahorro económico, la mayor organización, la mayor eficiencia y por supuesto, un mayor grado de cooperación interdepartamental en la gestión.
Tipos de papeleo de un CEIP, instituto o universidad
Los software de gestión documental para centros educativos son programas que permiten controlar y hacer mejores los flujos de trabajo de estas organizaciones. Después de todo, y como apuntamos previamente, hay una entrada permanente de documentos de muy variada naturaleza en ellas. Es indispensable contar con un aliado con el que explotar los recursos documentales de la manera más productiva.
Sobre alumnos
En los centros educativos, ya sean colegios, institutos o universidades, se producen semana tras semana una gran cantidad de documentos sobre los propios alumnos. Entre ellos, los más relevantes son los expedientes académicos y los recibos de los pagos de las tasas de matrícula. Unos documentos que no pueden perderse ni deteriorarse en el mundo físico. Pon un gestor documental en tu empresa.
Relacionados con los profesores
En cuanto a los documentos relacionados con los profesores, los más importantes son las nóminas. Y hay una serie de obligaciones de almacenamiento, custodia y eliminación hacia estos documentos. En concreto, la LOPD establece comportamientos y actitudes dirigidas a proteger la privacidad de los datos personales. Y con un software de gestión documental puede conseguirse.
Cuáles se deben archivar
Las organizaciones educativas pueden archivar todo tipo de documentos, siempre y cuando cuentan con las autorizaciones pertinentes por parte de los titulares de los datos personales. Una autorización que, tras los cambios producidos con la entrada en vigor de la LOPD de 2018, debe ser explícito. Por lo demás, viene bien tener los documentos en un mismo entorno para poder consultarlo y explotarlo dentro de las posibilidades. Eso sí, siempre con clasificación y orden de por medio.
Cuánto tiempo se deben mantener archivados
Existen algunos archivos, especialmente los relacionados con la facturación y el pago de los impuestos, que las organizaciones deben archivar durante al menos cuatro años. Esto es lo que determina la Ley General Tributaria. Es decir, lo que determina Hacienda. Y los centros educativos también están sujetos a ella. Con un programa de gestión documental de calidad todo se automatiza y optimiza.