La gestión documental te permite recoger, almacenar y recuperar documentos de manera que se puedan controlar de forma eficiente y sistemática. Tu empresa recoge y acumula documentos y datos cada día. Muchos de ellos llegan de manera física a través de papel, pero también hay muchos que se guardan de manera digital. Aunque se trata de dos tipos de documentos muy habituales en tu empresa, se guardan de manera muy distinta.
Sin embargo, en ambos casos, el número de documentos acumulados en la empresa crece de manera exponencial y cada vez más rápido. Por eso, si aún te preguntas qué es la gestión documental, debes saber que se trata de una pieza fundamental para tu empresa.
Para qué sirve la gestión de documentos
Si aún tienes dudas sobre qué es un sistema de gestión documental y para que sirve, ten en cuenta que se trata de una forma de organizar de manera coherente toda la información de tu empresa. Esto permite que todos los empleados puedan localizarla rápidamente y de manera sencilla. El orden puede ser la clave del éxito para tu empresa.
Imagina que tus empleados necesitan un documento concreto. Este documento puede haber sido recibido o creado en la empresa hace varios meses. Sin embargo, al no contar con un sistema de gestión documental, dicho documento podría estar en cualquier parte. Tus empleados perderán por lo tanto mucho tiempo encontrarlo. Mucho más tiempo aún si además quienes necesitan recuperarlo es un departamento diferente al que lo recibió y guardo.
Consigue mayor organización para tu negocio y aprovéchate de sus ventajas. No solo te servirá para poder custodiar la documentación. También te ayudará a garantizar el buen funcionamiento y a agilizar muchas labores.
Tipos de sistemas de archivo
Sin embargo, antes de lanzarte a organizar como puedas, debes tener en cuenta que existen diferentes tipos de sistemas de gestión documental. Tu negocio necesita un tipo de control muy concreto para que realmente sea eficaz para tu empresa. Existen incluso empresas de gestión documental online, pero es posible que tu negocio requiera un servicio físico. Lo primero es organizar y planificar previamente el sistema de organización. Para ello, debes tener en cuenta como son la mayor parte de los documentos de tu empresa. Pueden ser de texto, de imagen, de video, de programas o sistemas, archivos comprimidos o archivos de lectura o de audio.
Digitalización de documentos
Muchos de tus documentos en formato físico pueden almacenarte y conservarse mucho más tiempo y ocupando mucho menos espacio si los almacenaras de manera electrónica. La digitalización de documentos te permite pasar muchos de tus documentos a un formato digital para que ocupen menos espacio y sea mucha más sencilla su clasificación. Aunque se trata de un proceso largo y tedioso, si se planifica correctamente permite aprovechar tiempos y espacio.
Destrucción de documentos
Muchos archivos y documentos deben ser guardados durante un periodo de tiempo marcado y exigido por la ley. Sin embargo, pasado este plazo no pueden ser eliminados de cualquier manera. La mayor parte de los documentos de una empresa deben ser destruidos de manera confidencial, evitando que terceros puedan acceder a esa información.
Programas para el repositorio de documentos
Para la organización y el orden de los documentos digitales o electrónicos puedes necesitar programas de gestión documental. Se trata de softwares especializados con los que poder almacenar y, sobre todo, organizar eficazmente todos tus archivos digitales.
Ventajas del control documental
Como ya hemos visto, con la gestión documental podrás ahorrar tiempos. Al estar todo organizado tus empleados encontrarán fácilmente los documentos que buscan o necesitan. Además, esto también evitará que se pierdan o extravíen. Por si fuera poco, también podrás controlar el acceso a esos documentos. De esta manera no podrán verlos aquellas personas que no deban poder verlos. Por último, podrás controlar mejor el ciclo de vida de todos los archivos. De esta manera, podrás custodiarlas mientras que sea imprescindible, pero después podrás eliminarlos y olvidarte de ellos.
Importancia de la gestión documental
La importancia de la gestión documental para empresas radica en la posibilidad de poder tener todas las ventajas mencionadas. Tu empresa puede beneficiarse de todo esto y conseguir que funcione de forma más organizada y rápida. Confía en nuestro servicio especializado para tu negocio.