Lo hemos repetido decenas de veces a lo largo de multitud de artículos: la transformación digital que está experimentado nuestra sociedad no entiende demasiado de industrias ni de sectores. Es una ola imparable que está afectando positivamente a organizaciones de todo tipo y naturaleza. Incluidas las universidad. De hecho, la transformación de la universidad es especialmente relevante, puesto que estamos hablando de centros de vanguardia que requieren estar a la última para la exploración científica y la formación académica.
Beneficios de digitalizar las universidades
Los beneficios de la digitalización de las universidades son muy similares a los que tienen lugar en organizaciones de otros ámbitos: sus funciones más mecánicas se automatizan, se liberan recursos humanos que pueden dedicarse a tareas más creativas, los alumnos y los profesores obtienen una mayor conectividad y una mejor comunicación, los procedimientos se optimizan y se vuelven más ágiles, la monitorización de los contenidos y de los resultados se incrementa y desde luego se abre la vía a nuevos tipos de formatos de contenido.
Cómo digitalizar una universidad
Para digitalizar una universidad hay que seguir el mismo proceso de siempre: realizar un estudio detallado de la organización concreta y descubrir sus condiciones específicas, sus necesidades particulares y sus obstáculos únicos. Esa información servirá para conformar un panorama digital completo conformado por programas de software concretos que aprovechen esas condiciones, resuelvan esas necesidades y superen esos obstáculos. Aquí van unas cuantas ideas de lo que el software en universidades puede proporcionar.
E-learning y cursos online
Las formaciones digitales incrementan las posibilidades de aprendizaje en las universidades. Abren las puertas al estudio adicional por parte de los estudiantes universitarios, además de abrir las puertas a otras personas que no tienen tiempo para acudir presencialmente a a las aulas. En ese sentido, una universidad más tecnológica es una universidad más accesible y más completa.
Trámites online eficientes
Formar parte de la universidad requiere llevar a cabo muchos trámites burocráticos diferentes. Y pueden llegar a ser agotadores cuando el sistema está saturado. Es ahí donde la tecnología en las universidades puede jugar un papel decisivo, ya que permite plantear trámites online, los cuales son mucho más eficientes gracias a la ayuda de los softwares. Gana la universidad. Ganan los alumnos.
Soluciones de gestión documental
Pocas organizaciones tienen que hacer frente a tantísima documentación como las universidades. Y está claro que un software dedicado a la gestión documental optimiza el almacenamiento, la clasificación, la recuperación y la custodia de esos documentos. Además, ayuda a protegerlos, permaneciendo mucho más seguros que los documentos físicos, tan expuestos a pérdida o deterioro.
Campus virtual
El campus virtual es la quintaesencia de la comodidad para los alumnos y los profesores. A fin de cuentas, en este entorno digital pueden producirse interacciones de todo tipo: foros entre alumnos, mensajes directos con los profesores, fichas de identidad, tablón de anuncios, tablón de calificaciones, calendario de tareas, contenidos esenciales para la asignatura y muchas otras acciones más.
Sistema ERP para universidades
Por último, la transformación digital de las universidades también puede traducirse en la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales, conocido como ERP por las siglas del término en inglés. En última instancia, y aunque con características muy especiales, las universidades no dejan de ser organizaciones que persiguen la eficiencia. Y un buen ERP es clave para dicha eficiencia.