Una empresa produce una gran cantidad de documentos como consecuencia de su actividad. Desde contratos laborales a contratos con los proveedores y pasando por albaranes, facturas o textos legales. Y durante muchos siglos dichos documentos eran almacenados de modo físico en algún rincón del negocio. Hoy ya no. Hoy existe una posibilidad que resulta cada vez más ventajosa para las empresas. Estamos hablando de la digitalización de los documentos, un procedimiento que puede realizarse masivamente con la tecnología adecuada y que le puede proporcionar un mayor rendimiento a toda la organización.
¿Qué es la digitalización de facturas?
Esta pregunta resulta fundamental. Y lo es porque muchísimas personas perciben como sinónimos los conceptos de escanear y digitalizar facturas documentos. Pero nada más lejos de la realidad. El primer concepto refiere al procedimiento mediante el cual se convierten los documentos físicos en documentos digitales. Algo que puede llevar a cabo incluso con una impresora e incluso con la cámara de un móvil. El segundo, sin embargo, refiere no solo a la transformación de documentos físicos en documentos digitales, sino tambien en la dotación de atributos de clasificación a estos para crear una docuteca óptima.
Ventajas del proceso
Las ventajas de la digitalización de documentos para una organización son enormes. En primer lugar, es un procedimiento que libera una gran cantidad de espacio físico, reduce los riesgos de deterioro o pérdida documental y desemboca en un ahorro económico en relación a papel. Pero además la digitalización también contribuye a una mayor organización de los documentos, a una mayor facilidad a la hora de recuperarlos y a una mayor eficiencia de toda la empresa. Lo único que se necesita es conocer cómo digitalizar facturas y disponer de lois medios técnicos necesarios para realizarlo.
Paso a paso para digitalizar facturas y documentos
Como podrás imaginar, la digitalización no es un procedimiento instantáneo. No hay magia en esta conversión. Por el contrario, es un proceso que requiere de medios tecnológicos avanzados como un programa para escanear documentos y un programa de gestión documental. Es necesario además que el personal cuente con conocimientos suficientes para llevar a cabo ambas tareas, especialmente esta última, en la que debe involucrarse toda la empresa en su conjunto. Cuanto mejor tratamiento se proporciona a los documentos digitales, cuando más se organicen, mejor parada saldrá la compañía.
Herramientas
Son el requisito más importante: programas para digitalizar facturas. Y créenos cuando te decimos que existen muchas alternativas en el mercado. Incluso se pueden desarrollar nuevas adaptadas a las necesidades de empresas con necesidades muy específicas. De hecho, el trabajo que hacemos en Ofimec es precisamente este: analizar detenidamente el entorno de las organizaciones, estudiar sus objetivos y sus necesidades y seleccionar el mejor software para escanear facturas y otros documentos para ellas. Nos aseguramos de que nuestros clientes disfruten de una digitalización avanzada.
Recomendaciones
Tenemos varias recomendaciones para ti. La primera de ellas es que no implementes en tu empresa cualquier software de digitalización, porque tu empresa tiene unas características únicas y podrías estar dejando pasar mejores oportunidades de optimización. La segunda es que todas las personas presentes en la empresa se involucren en la gestión documental de una u otra manera. Es un activo muy valioso y si todo el mundo contribuye a gestionarlo adecuadamente puede derivar en un incremento enorme de la productividad. Para cualquier cosa que necesites, aquí nos tienes. ¡Hasta la próxima!