Hace unas décadas algunas sectores comenzaron a digitalizarse. Sin embargo, todavía pesaba una idea que el paso del tiempo ha demostrado ser infundada: que la transformación digital no era para todo tipo de empresas. Que algunas permanecerían simplemente como empresa físicas porque no obtenían mucho valor de convertirse en una entidad también digital. Hoy sabemos que esto no es cierto y que todo tipo de organizaciones, incluidas las notarías, obtienen innumerables beneficios al participar en el universo digital. Es una realidad.
Beneficios de la transformación digital de las notarías
En Ofimec somos unas empresa destinada al acompañamiento, el asesoramiento y el aprovisionamiento de tecnologías digitales de empresas que quieren llevar a cabo una transformación digital. Y durante nuestros muchos años de servicio hemos trabajado con varias notarías en sus proyectos de digitalización. Los beneficios están ahí. Digitalizar una notaría supone incrementar su productividad, agilizar sus trámites, garantizar su cumplimiento de todas las normativas documentales vigentes y aportar un servicio más cualificado a sus clientes.
Soluciones de digitalización en notarías
En las últimas dos décadas han surgido infinidad de nuevas tecnologías digitales, muchas de las cuales están enfocadas directamente en el mundo empresarial. Y por supuesto algunas de ellas resultan muy interesantes para las notarías. En ese sentido, en este nuevo artículo de nuestro blog no vamos a hablar del proceso mismo de digitalización de una notaría, sino de las soluciones de digitalización comunes a este tipo de negocios en la actualidad. Descubrirás que hay mucho más de lo que piensas. No todo es ofimática.
Gestión documental
Probablemente el software más importante para una notaría sera el software de gestión documental. Piénsalo: las notarías son uno de los negocios en los que el almacenamiento, la custodia y la recuperación efectiva de los documentos resulta más importante. Y esto es lo que puede conseguirse con un buen programa informático de gestión de los documentos. Solo se debe escoger el adecuado en cada caso.
Sistema CRM
Los Customer Relationshop Management, también conocidos simplemente como CRM, son otro de los softwares que más han calado en las organizaciones contemporáneas. Y el motivo es muy sencillo: permiten optimizar las relaciones con los clientes y proporcionarles un servicio mucho más personalizado, lo que resulta fundamental en una era en la que el cliente se sitúa cada vez más en el centro de todo.
Software control de costes
Los softwares de control de costes también son claves para las empresas. A fin de cuentas, la reducción de los costes y el incremento de la productividad redundan inevitablemente en un aumento del retorno de la inversión (ROI), lo que resulta muy provechoso para notarías, agencias y cualquier otra clase de negocios. Una notaría puede aparentar no tener muchos costes, pero los tiene. Como todos.
Automatización de procesos
Por último, también resulta muy interesante el software de automatización de procesos, ya que permite que ciertas tareas imprescindibles para el negocio se realizan sin mediación humana. Esto, además de disminuir los errores humanos, libera a las personas, que pueden dedicarse entonces a tareas que solo pueden realizar las personas por tratarse de tareas creativas o tareas de atención a los clientes.
Consejos para comenzar a digitalizar tu notaría
El mejor de los consejos para digitalizar una notaría es no instalar softwares de manera arbitraria esperando que surtan efecto. En su lugar, lo más inteligente es contratar a un partner tecnológico que realice un estudio de la notaría, detecte las posibilidades y vulnerabilidades, seleccione soluciones de software y las implemente debidamente. Transformación digital sí, pero que sea de calidad.