¿Por qué es importante la Transformación digital de las empresas?
La transformación digital de las empresas no es algo innovador, sino el resultado de un proceso que comenzó tres siglos atrás. A lo largo de la historia, ha quedado demostrado que todas aquellas economías que han sabido adaptarse a los cambios que dictaban las nuevas tecnologías, han sobrevivido con holgura a los cambios y las que no sigan los mismos plazos del mercado corren el riesgo de quedarse descolgadas e incluso desaparecer. ¿Estamos preparados para ello?
Sin gestión documental no hay transformación digital.
Las economías actuales, necesitan de sistemas flexibles que pueden evolucionar de forma rápida y eficiente, a la misma velocidad que lo hace la tecnología.
Sin embargo, actualmente las empresas encuentran diversas dificultades a la hora de implantar soluciones de gestión documental. De hecho, en base a la encuesta denominada "La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar" podemos destacar datos como los siguientes: solo el 22% de las empresas encuestadas utiliza la circulación automatizada de agendas y actas, el 15% comparte mediante archivos en la nube y el 31% entiende que los sistemas ECM que utilizan son demasiado complicados.
La digitalización no es un fenómeno que atañe únicamente a las empresas, la sociedad también está viviendo su particular proceso de adaptación a los nuevos entornos digitales que evolucionan a un ritmo vertiginoso. Las compañías que no sigan los mismo plazos que el mercado, corren el riesgo de quedarse descolgadas y en muchos casos desaparecer.
Un problema recurrente
Es curioso que cuando se habla de transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar.
La información es cada vez más importante y se encuentra, principalmente, en los documentos, en un 90% de las ocasiones. Cada vez generamos una mayor cantidad de datos, gestionar los documentos de la empresa de forma óptima garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada.
Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de estos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa.
Conociendo estas razones y para ayudarte en la implementación de la digitalización documental, hemos desarrollado un sistema de trabajo llave en mano para tu transformación documental, la Metodología CESA360º.
Pilar de Control
El control documental puede traer varios beneficios a tu empresa, su importancia radica en asegurar la eficiencia, desarrollo, confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la información. Es necesario alcanzar:
- Control de permisos de usuarios
- Centralización de gestión
- Definición de políticas de uso y procedimientos
- Control de costes
- Registro de actividad histórica
Pilar de Eficiencia
Muchas organizaciones de diferentes tamaños han logrado alcanzar una mayor eficiencia en los procesos internos de diferentes departamentos como la gestión de pedidos, facturas, postventa, etc. Para conseguir una gestión de los documentos más ágil y lograr los objetivos estratégicos de la empresa se requiere definir los procesos, depurarlos y disponer de sistemas adecuados que permitan:
- Automatización de tareas manuales repetitivas
- Reducción de tiempos de gestión y costes asociados
- Incrementar la satisfacción al cliente en tiempos de respuesta
- Entorno colaborativo centralizado entre usuarios
- Búsqueda inmediata y fácil de la documentación
- Entorno digital seguro en oficina y teletrabajo
Pilar de Seguridad
Uno de los puntos más críticos en cuanto a la gestión de la documentación es garantizar la custodia de manera eficaz por la importante información que contiene. El acceso seguro a estos datos resulta de vital importancia para el funcionamiento de cualquier empresa, logrando:
- Evitar accesos de agentes internos y externos no autorizados
- Back-up temporal y de histórico de cambios
- Cumplimiento de GDPR, ISO y otras normativas vigentes
Pilar de Ahorro
La tecnología es una gran aliada para recortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control. Como consecuencia de los anteriores pilares, se consigue un ahorro de hasta un 50% en material de oficina (papel, toner, fotocopias, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios, archivadores, etc.) optimizando los procesos de negocio a entornos digitales. Qué conseguimos:
- Reducción del 50% en los costos de fotocopiado e impresión
- Reducción de espacio físico y archivo documental
- Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda y archivo de documentos.
- Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes
360º
Método 360º
Nuestros pilares se trabajan bajo este paraguas, con un modelo evolutivo y de crecimiento.
Desde la Consultoría inicial identificamos las áreas de mejora de nuestros clientes, a través de la cual se planteará una ruta de transformación a trabajar de forma conjunta, nos involucramos en todas las fases de cada proyecto.
Gestion de la financiación, la mediación de ayudas y subvenciones para cada tipo de cliente si fuera necesario, formación interna para la gestión del cambio, acompañamiento durante todo el proceso.
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Transformación digital para Pymes
Durante mucho tiempo, y hasta hace relativamente poco, reinaba la idea de que internet era principalmente para las grandes empresas y multinacionales. Las pymes tenían un protagonismo residual en la red. Pero no es así en la actualidad. De hecho, la transformación digital de la pyme ha cambiado el mundo. Son estas empresas las que, junta, ofrecen el gran catálogo de productos y servicios. Por eso es imprescindible para tu negocio digitalizarse y convertirte en un protagonista activo de internet.
Ejemplos de transformación digital
El principal ejemplo que viene a tu cabeza cuando piensas en digitalizar una pequeña empresa es el diseño de un sitio web, la apertura de un correo electrónico oficial y la creación de una cuenta en cada red social de moda. Pero la transformación digital es un proceso mucho más ambicioso que eso. Aunque es cierto que ese proceso requiere de la implementación de tecnologías informáticas, tanto de hardware como de software, la digitalización es primordialmente un cambio en la manera de pensar de la compañía. Pensar en digital.
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Mejora de los equipos informáticos
Para digitalizar tu empresa y convertirla en una compañía 3.0 necesitas equipos informáticos de calidad. No se trata únicamente de estar en el universo digital sin más. Se trata de estar y de que ello suponga tanto a la empresa como a los trabajadores una evolución sustancial. Armemos a tu equipo como merece.
Uso de software empresarial
Parte de la digitalización pasa por detectar las necesidades específicas de cada pyme y proporcionarle unos programas informáticos que las resuelvan. En ocasiones ya están desarrollados. Solo hay que instalarlos. En otros casos, no existen tales softwares y deben ser creados. En Ofimec nos encargamos de ello.
Comercio electrónico
El comercio electrónico ha crecido exponencialmente en estas últimas dos décadas. Hoy el consumidor está en la red y está buscando activamente los productos y servicios que necesitas. Debes estar ahí preparado en todo momento. Debes estar ahí con tu tienda online. No dejes pasar las oportunidades de negocio.
Cómo transformar digitalmente una pequeña empresa
Para transformar digitalmente una pequeña empresa debe realizarse una investigación detallada tanto de la misma como del mercado en el que compite. Una vez estén claros los objetivos de la compañía, los desafíos y las fortalezas de las que dispone, se puede plantear una estrategia de transformación digital de pymes con todo lujo de detalle. Como indicamos antes, no es un cambio tecnológico únicamente: es un cambio radical y permanente en la filosofía de negocio. De ahí que debas ponerte en manos de profesionales a través de una consultoría de transformación digital para pymes. Déjate asesorar.
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digital de la pyme, la digitalización está a solo un paso de ti. No es
complicado. No es confuso. No es impreciso. Es Ofimec.