La gestión documental de expedientes está presente en muchas empresas y organizaciones, ya sean estas públicas o privadas. La gestión de los documentos es el conjunto de técnicas y normas que utilizas en tu empresa para administrar los flujos de trabajo. No solo obtendrás los beneficios de este tipo de programas al ser el propietario o trabajador de una escuela, sino que tus alumnos también los disfrutarán porque todos los trámites, comunicaciones y la seguridad serán mucho mayores.
Qué función tiene la gestión de expedientes en escuelas y academias
En tu centro educativo, ya tengas una escuela o una academia, necesitas la gestión de expedientes. Con este programa podrás mejorar la productividad y la organización de todos los archivos que poseas. Seguro que cuentas con un gran número de tipos de documentos diferentes en tu escuela. A diario manejarás facturas de proveedores, pagos de material escolar, nóminas de tus empleados, expedientes de tus alumnos o el pago de tasas de escolaridad.
En tu colegio hay poco espacio físico para guardar todos tus documentos necesarios porque casi todo el espacio se lo dedicas a las aulas o zonas de recreo. También hay poco personal en tu centro dedicado exclusivamente a la organización de todos los archivos, porque casi todos tus empleados son profesores.
Muchos archivos se te pueden traslapar o perder en tu centro educativo y la comunicación interna entre tu personal y tus alumnos a veces es escasa e ineficaz solamente con el uso de circulares. No todos tus trabajadores pueden acceder a la misma información, ya que hay datos confidenciales a los que solo ciertas personas o tú podéis acceder por lo que la seguridad de tu centro aumentaría.
Gracias a la aplicación de los programas de gestión de expedientes en tu escuela o academias todos tus documentos estarán protegidos y en un mismo lugar. Así evitarás las pérdidas innecesarias, ahorrarás papel y ganarás espacio en tu centro.
Beneficios de la gestión de expedientes de alumnos
La gestión de todos los expedientes de tus alumnos es fundamental en tu centro educativo. Por ello, te aportan una serie de ventajas que deberías conocer.
Reducción volumen de documentos
Ya no será necesario que por ejemplo tus alumnos realicen la formalización de matrícula de manera presencial y presentando papeles físicos, porque podrán realizarla a través del programa de tu escuela. Además, también podrás conservar los documentos que realmente sean importantes y eliminar aquellos que te sean inservibles.
Administración eficiente
La administración de tu escuela será mucho más eficiente porque gracias al programa de gestión documental de expedientes podréis evitar los procesos que sean complejos e innecesarios. Todas las facturas que tienes que pagar o las tasas de los alumnos estarán ordenadas y clasificadas de la manera que desees.
Aumento de la productividad
Tu centro será más productivo porque tendréis una racionalización correcta de todos tus documentos. Sólo accederás cuando sea necesario y así podrás realizar otras actividades que sean más necesarias en tu academia o escuela.
Seguridad de los
documentos
Tus documentos ya no se perderán porque estarán todos dentro de la misma plataforma o programa. Además, podrás restringir el acceso a los documentos que desees a tus empleados. Asimismo, todas las informaciones confidenciales que poseas estarán seguras, ya que nadie podrá acceder a ellas sin tu autorización.
Apoyo a la sostenibilidad
Cada vez se habla más de cuidar el medio ambiente y es algo que quieres transmitir a tus alumnos. Si utilizas programas de gestión de expedientes tu imagen será más positiva, reducirás el consumo de papel innecesario y tanto tu escuela como tus alumnos serán más sostenibles.