Un software de gestión documental es un sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Esto incorpora documentos tan variados como los contratos profesionales, los documentos de ingresos, los documentos de gastos, las facturas de compra, las fichas técnicas y muchos más imprescindibles para el buen funcionamiento de la compañía. Son indispensables para que las empresas no caigan en el caos documental. A fin de cuentas, la explotación de la información es clave.
Qué es un sistema gestor de documentos
La gestión documental no es sencilla. En primer lugar, porque en la actualidad vivimos en una sociedad muy informatizada en la que cada día entran infinidad de inputs y datos nuevos. En segundo lugar, porque para una gestión óptima humana se necesita mucho esfuerzo y una gran inversión de tiempo, lo que significa una gran inversión de dinero para tu empresa. Además, hay que añadir la incompatibilidad de ciertos archivos a la ecuación. De ahí la importancia de estos software en el mundo empresarial.
Ahora que ya sabes para qué sirven los programas de gestión documental te estarás preguntando cuáles son las ventajas de su utilización. Y aquí hay mucho de qué hablar. Entre otras, encontramos el hecho de que los documentos serán procesados con independencia del formato, su conexión con las impresoras y escáneres, su ubicuidad para que cualquier persona conectada a la red pueda consultar los documentos y además su seguridad. Estos softwares están debidamente protegidos para defender tus datos.
Funciones de un programa de gestión documental
Si tuviéramos que enumerar las funciones de los programas de gestión documental, serían las de organizar, clasificar, registrar, almacenar, proteger y facilitar la búsqueda de los documentos. Sería un buen resumen. Y eso no es todo. Si entramos más en detalle y vemos las funcionalidades habituales, encontramos el escaneo y digitaización de los documentos, la categorización posterior y su puesta a disposición de la red. Por esto necesitas un software así en el seno de tu compañía. Optimiza el rendimiento empresarial.
Gestores documentales más usados
Existen muchos gestores documentales diferentes en el mercado. Incluso tienes la oportunidad de hacerte con un software de gestión documental completamente personalizado en los casos en que los tipos de software de gestión documental existentes no cubran las necesidades concretas de tu organización. Lo más importante es que el software cumpla con sus funciones a la perfección. Te recomendamos ponerte en contacto con nosotros para encontrar la opción más adecuada en cada caso.
Software de gestión documental gratis
Del mismo modo, es posible encontrar softwares de gestión documental totalmente gratuitos ahí afuera. Un ejemplo paradigmático es Google Drive, producto diseñado por la propia multinacional dueña del buscador de Google, Alphabet. Pero probablemente no sea lo óptimo para tu empresa. Al fin y al cabo tu compañía presenta una combinación de características únicas. No existe otra organización igual en el mundo. Eso hace que un software customizado sea lo más conveniente en la mayoría de ocasiones.