Automatización de archivado documental
Captura y flujos de trabajos automáticos - Workflow
Este es el desafío para cualquier organización cuando la información está disponible solo en papel. En el mundo actual todos necesitamos acceso a la información 24/7. En la distribución y el mantenimiento de la información en papel no solo repercute al tiempo consumido, sino a todos los recursos que intervienen en el proceso. La información basada en papel, tiene un alto riesgo de ser perdida o archivada en un lugar erróneo.
Convertir la información en papel a formato digital es tan solo el primer paso. Asegurarse de que la información digital se distribuya al público objetivo adecuado dentro de la organización, archivándola de acuerdo con la política y el procedimiento, al mismo tiempo, asegurándose de que el proceso sea seguro y fácil de mantener, eso, en sí mismo, es un desafío.
¿Cómo puedes automatizar tu Workflow?
Es una solución de captura que automatiza los flujos de trabajo de documentos que trabaja con documentos escaneados y varios documentos generados por otras aplicaciones.
El flujo de trabajo de nuestra solución forma un puente entre la impresora multifunción o la aplicación empresarial (que produce documentos) y un destino como una carpeta de red o una aplicación de back-end utilizada por su organización. Convierte documentos automáticamente, enriquece los documentos con datos críticos proporcionados por el MFP o la aplicación empresarial y los almacena en el destino correcto, ahorrando dinero, tiempo y recursos en el proceso.
SannerVision es una solución para automatizar los flujos de trabajo de documentos, que captura, procesa y almacena documentos escaneados, así como documentos generados por otras aplicaciones. Cada documento que va a ScannerVision pasará por estas 3 funciones principales.
Capturar
Determina de dónde provienen los documentos (MFP, módulos / clientes de escritorio, carpeta activa, correo electrónico, etc.) y cómo se debe recuperar la información adicional relacionada con el documento o los metadatos.
Proceso
Determina qué se hace con el documento. Esto podría incluir la lectura de códigos de barras, el reconocimiento de textos con la ayuda del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la conversión a otro formato y mucho más.
Almacena
Determina dónde y cómo se debe guardar el documento, que podría ser otra carpeta en la red, una base de datos, como un archivo adjunto de correo electrónico, un almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive, o un sistema de gestión de documentos como SharePoint, Df Server, DocuWare, NetDocuments, Solpheo.
ScannerVision™
Tiene tantos conectores disponibles que se conectan a todos los ERP y DMS populares como Ceyoniq, SharePoint, M-Files y Net Documents. Estos conectores permiten a los empleados enviar sus documentos utilizando su propia cuenta, mientras cumplen con la política de seguridad de la aplicación. En combinación con nuestros potentes editores de secuencias de comandos, expresiones y consultas, puede crear mejoras que satisfagan sus requisitos específicos. La aplicación y las posibilidades que puede crear con nuestra solución son infinitas.
Nuestro motor de procesamiento paralelo mejorado permite que la aplicación procese varios documentos simultáneamente y casi reduzca el tiempo de procesamiento a la mitad, lo que al final ahorra más tiempo y dinero. Dos recursos muy valiosos.
Usted tiene el control total sobre la cantidad de recursos de procesamiento de ScannerVision™ debe utilizarse desde el sistema y decidir qué tan rápido debe funcionar. Nuestra solución agiliza los flujos de trabajo de documentos complejos en un proceso fácil de administrar.
Mantén la productividad incluso con el trabajo en remoto
Códigos de barras y códigos QR
ScannerVision™ puede extraer información de códigos de barras 1D y 2D para usar en los metadatos o agregar códigos de barras a documentos escaneados para un procesamiento más fácil más adelante. Es posible especificar configuraciones avanzadas para cada código de barras individual y también proporcionar datos de muestra que luego aparecerán automáticamente en el SEE como los datos de la etiqueta cuando se utilicen los metadatos.
Reconocimiento de formularios
La opción de reconocimiento de formularios reconocerá automáticamente cada documento y lo procesará utilizando la plantilla de flujo de trabajo correcta. No es necesario utilizar diferentes botones o crear diferentes categorías, el reconocimiento de formularios hará este trabajo automáticamente, haciendo que el proceso sea más rápido y sencillo. Los formularios son ilimitados y el proceso de creación de formularios es totalmente automático.
Motor Dual OCR
Todos sabemos que no todos los documentos son iguales. Entonces, en ScannerVision 7 presentamos un motor de OCR adicional. Con la opción de 2 motores de OCR, el usuario puede elegir el mejor motor de OCR para un tipo de documento en particular. Esta elección es posible por plantilla. En la plantilla, un usuario puede especificar qué motor usar.
Conectores BI-Direccionales
Navegue en tiempo real contra sus aplicaciones parciales. Los conectores bidireccionales permiten seleccionar de una lista de selección la carpeta o biblioteca exacta del sitio de salida final en tiempo real.
Si combina esta opción con el nuevo módulo de reconocimiento de formularios, realmente puede crear un flujo de trabajo avanzado y, al mismo tiempo, ¡es realmente fácil de usar! Más potente con menos esfuerzo.
PDF Firma Digital
Ahora es posible firmar digitalmente cualquier documento procesado a través del servidor ScannerVision™. Gracias al módulo de firma digital, cualquier proceso creado por ScannerVision™ se puede completar fácilmente al incluir una firma digital y una marca de tiempo emitida por una entidad autorizada. Cada plantilla creada en ScannerVision™ puede usar su propia firma, convirtiendo ScannerVision™ en una poderosa herramienta de múltiples firmas.
Certificaciones
ScannerVision le permite seleccionar el certificado que desea utilizar para la comunicación SSL. Los certificados que se pueden usar para la comunicación SSL deben cumplir criterios específicos, es decir, el certificado no debe ser un certificado de CA, el uso de la clave debe incluir una firma digital y cifrado de la clave, y el uso de la clave extendida debe incluir la autenticación de servidor y cliente.
Captura directamente desde archivos de Windows y Outlook
Aivika Capture Pro permite la captura directa de documentos desde el Explorador de archivos de Windows y Outlook Conectar dispositivos multifuncionales a Scannerision ™ normalmente requiere varias licencias para cada una de las direcciones IP. Con las licenciasbasadas en el usuario, que actualmente solo se aplican a aivika, un usuario puede utilizar dos tipos de clientes de aivika al mismo tiempo: PC y móvil. Esto permite al usuario trabajar en diferentes dispositivos en cualquier momento y en cualquier lugar.
Importador y sincronizador de usuarios
Importe usuarios desde Microsoft Active Directory (AD),archivos CSV (CSV) y bases de datos (DB). Los usuarios pueden incluso programar importaciones utilizando el Programador de tareas de Windows. La importación de instancias se puede programar individualmente desde su configuración respectiva o se puede programar una importación bajo demanda de una instancia. Todas las fuentes de importación ofrecen un conjunto de opciones que le permite definir el comportamiento de la fuente de importación en particular.
Reconocimiento zonal de códigos de barras
ScannerVision™ puede procesar más de un documento al mismo tiempo utilizando procesadores de documentos adicionales. Cuando hay 2 o más documentos en cola para ser procesados, cada procesador tomará un documento de la cola y lo procesará. Esto reducirá significativamente el tiempo de procesamiento y la velocidad de procesamiento se multiplicará por el número de procesadores disponibles.
Motor de procesamiento paralelo
Escanee todos los códigos de una página, lea y muestre la simbología de un código de barras determinado. Las zonas se pueden crear automáticamente y se les puede asignar una etiqueta de metadatos única y otras configuraciones por zona de código de barras.
Single Sign-on Functions
Conecte el servidor ScannerVision™ con una amplia gama de software de contabilidad y seguridad como Papercut, Equitrac, MyQ, KYOCERA Net Manager o A Qrate. La funcionalidad de inicio de sesión único hará que el proceso de autenticación sea fácil y seguro. Los sus uarios podrán autenticarse a través de cualquiera de esos softwares y tener acceso inmediato a sus propios Flujos de trabajo en el cliente ScannerVision™ Embedded.
ScannerVision
El escaneo de documentos es un procedimiento clave para las organizaciones contemporáneas. El motivo es sencillo: vivimos en la sociedad de la información y la digitalización, por lo que tener digitalizados todos los datos resulta imprescindible para explotarlos adecuadamente. Pero es una tarea complicada. La captura de los documentos, su enriquecimiento, su organización y su recuperación. Es ahí donde entra en la escena uno de los principales software de automatización de documentos para empresas: Scannervision.
Funcionalidades de este software
Todas las funcionalidades de Scannervision están orientadas a promover y optimizar la captura de los datos y su transformación en información útil. Una materia prima que permitirá a tu compañía tomar las mejores decisiones en los momentos clave. Respecto a oportunidades de negocio, respecto al marketing, respecto al cliente o respecto a tus trabajadores. Capturar. Procesar. Almacenar. Ese es el camino.
Captura
Scannervision atrapa la información de todas las fuentes posibles. De las impresoras multifunción que están en la oficina de la empresa, de los correos electrónicos corporativos, de los clientes de escritorio y de todas las demás. Y lo hace en los formatos y bajo las pautas que establezcas.
Procesamiento
Una vez capturado el documento, Scannervision para documentos implementa la acción que hayas indicado para ese tipo de documentos. ¿Enriquecimiento? ¿Lectura de códigos de barra? ¿Transformación de formato o de peso? Lo hará automáticamente. Puedes dedicarte a otras cosas.
Almacenamiento
Por último, Scannervision almacena el documento en el lugar señalado. Puede ser la base de datos que tiene la empresa, la carpeta local o un espacio en la nube. Tú mandas. El software simplemente obedece para que la documentación se encuentra tal como necesitas que esté.
Qué es ScannerVision y para qué sirve
La información siempre ha sido importante. De hecho, el lema "la información es poder" lleva con nosotros muchísimo tiempo. Pero la realidad es que, en la actualidad, la información es el activo más valioso para las organizaciones. Las empresas necesitan poder exprimirlo al máximo para competir. Y esto es precisamente lo que aporta Scannervision: ayuda a las compañías a gestionar la información, tanto aquella obtenida de un modo convencional como aquella obtenida digitalmente. Scannervision es el cambio.
Requisitos
para utilizar ScannerVision
Como
cualquier otro software, Scannervision requiere de unos requisitos técnicos
mínimos para funcionar en un ordenador o en un sistema. Por regla general, lo
más probable es que la aplicación sea apta dentro del entorno informático de tu
compañía. Pero hay que comprobarlo. Contacta con nosotros y realizaremos
un análisis profesional.
Sistema operativo
Scannervision está disponible para diferentes sistemas operativos. Puedes tener Scannervision en Windows y puedes tener Scannervision en iOS. Lo que sí puede limitar su instalación es la versión de estos sistemas y la tecnología que ofrecen. Permítenos comprobarlo por ti.
Hardware
Además de condiciones técnicas de software, Scannervision necesita ciertas condiciones técnicas relativas a los dispositivos informáticos. El hardware es importante. Aunque no es un software extremadamente denso y exigente, deben darse unos mínimos. ¿Lo estudiamos?